本人通知制度

　住民票の写しや戸籍謄・抄本などの証明書を代理人や第三者に交付した場合に、事前に登録した方に対して、証明書を交付した事実を郵便でお知らせする制度です。
　この制度により、証明書の不正取得の早期発見や不正請求の抑止を図ることが期待できます。
注：代理人や第三者から登録者にかかる住民票の写しなどの交付請求があった場合に、住民票の写しなどの交付の可否を、登録者に確認する制度ではありません。

代理人や第三者が交付請求できる場合とは

1. 本人や親族等（注）からの代理権を明らかにして（委任状を用意するなど）交付請求する場合
   注：親族等とは、本人と同等に証明書を請求できる方です。
   親族等の範囲
   住民票関係：本人と同一の世帯に属する者
   戸籍関係：本人と同一の戸籍に記載のある者、その配偶者・直系尊属（父母、祖父母など）・直系卑属（子・孫など）
2. 本人や親族等以外の者が、自己の権利を行使し、または自己の義務を履行するために必要とする場合
   例）債権者（金融機関等貸主）が債権（貸付金等）回収する目的で、債務者（借主）の転居先の住所を知るために住民票の写しを請求する場合　など
3. 本人や親族等以外の者が、国または地方公共団体の機関に提出する必要がある場合
4. 八業士（弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、行政書士、弁理士、海事代理士）が職務上の請求として受任している事件または事務を遂行するために必要な場合
   例）司法書士が土地や建物の登記のため、相続人の住民票などを請求する場合　など

 注：窓口では、請求理由や疎明資料を確認するとともに、請求者の本人確認を行い証明書を交付しています。

登録できる方

1. 豊岡市の住民基本台帳に記録されている方およびされていた方
2. 豊岡市の戸籍に記録されている方およびされていた方

注：死亡者、失踪宣告を受けた方は対象外です。

登録の手続き

通知を希望する場合は、事前に登録が必要です。
登録手続きは、市役所の開庁時間内に行えます。
【窓口】本庁窓口サービス課または各振興局市民福祉課

1. 登録手続きに必要なもの

• 本人通知制度事前登録申出書
• 本人確認書類（官公署が発行した免許証、マイナンバーカード、住基カード、パスポートなど顔写真付のものは1点、保険証、年金手帳など顔写真のないものは2点必要）

注：豊岡市に戸籍も住民票もない方は、通知書の送付先を確認する必要があるため住民票の写し（記載内容に省略のないもの）を提出するか、運転免許証・国民健康保険証など住所が印字された官公署が発行した資格証など、住所を証明するものを提示してください。
注：市外に居住している方および疾病などで直接窓口に来られない方、やむを得ない事情がある場合には、代理人による申し出や郵送での申し出が可能です。事前に必ず問い合わせてください。

2. 代理人が申し出する場合の必要書類

• 法定代理人
  • 未成年者の親権者：戸籍謄本など（豊岡市の戸籍で確認できる場合は省略できます）
• 成年後見人：登記事項証明書（発行から3カ月以内のもの）
  • 法定代理人以外の代理人：委任状

登録期間

　登録日は、申出のあった日の翌日です。
　登録期間は、登録日から2年を経過したのちに最初に到来する8月31日までです。
例）登録日が平成28年9月1日から平成29年8月31日までの間にある場合は、令和元年8月31日まで
注：なお、登録は更新できます。更新は、期間満了の日の1カ月前から手続きできます。

通知の対象となる証明書

登録日以後に交付した以下の証明書

1. 住民票の写し（除票を含む）
2. 住民票記載事項証明書（除票記載事項証明書を含む）
3. 戸籍の謄・抄本（除籍謄・抄本を含む）
4. 戸籍記載事項証明書（除籍記載事項証明書を含む）
5. 戸籍の附票（除附票を含む）

通知について

　登録日以後に、登録した方の住民票の写しなどを、代理人または第三者に交付した場合は、住民票の写し等交付通知書を郵送します。

通知する内容

1. 証明書の交付年月日
2. 交付した証明書の種別（住民票の写し、戸籍謄本 など）
3. 交付部数
4. 交付請求者の種別
   • 登録者の代理人
   • 親族等の代理人
   • 第三者（個人）
   • 第三者（法人）
   • 第三者（八業士）
     注：登録者の代理人（ただし、法定代理人を除く）に交付した場合は、代理人の氏名などもお知らせします。

以下の場合は、通知しません。

• 親族等（本人と同等に証明書の請求ができる方）に証明書を交付した場合
• 登録した方の法定代理人に交付した場合
• 官公署に交付した場合（公用請求に基づくもの）

登録内容の変更・廃止

　登録期間内に、事前登録した内容に変更が生じたとき、または登録を廃止しようとするときは届出が必要です。
　登録者が死亡したとき、失踪したとき、居所不明で住民票を職権消除されたときは登録を廃止します。

その他

　住民票の写し等交付通知書を受け取った後、「豊岡市情報公開条例」などに基づき、請求書などの開示請求をすることができます。

• 豊岡市住民票の写し等本人通知制度実施要綱 （PDF 87.0KB）
• 豊岡市本人通知制度事前登録申出書 （PDF 47.0KB）
• 豊岡市本人通知制度事前登録変更・廃止届出書 （PDF 49.9KB）
• 委任状（本人通知制度用） （Word 34.0KB）